Tem gerente de vendas que ainda não entendeu e que insiste em atrapalhar o trabalho, marcando reuniões fora de hora, sem necessidade, gerando atividades desnecessárias, relatórios, solicitando responder e-mails, conference calls e assim vai.
O que mais me impressiona é que tem alguns que acham que o vendedor tem que fazer certas atividades após o expediente, coisas como preencher o CRM, e em alguns casos esse gerente nem sabe usar.
Há anos tenho sido um crítico dessa “teoria” de que as pessoas devem ser multitarefa, já escrevi sobre isso no passado e volto a tocar nesse assunto, pois entendo que não só quebra a produtividade como afeta o psicológico da pessoa por não ter sucesso em fazer as coisas da melhor forma.
Estou reproduzindo um artigo que li no jornal A Folha de São Paulo onde se poderá ver que ser multitarefa pode parecer “benéfico” para as empresas, mas na realidade elas estão perdendo dinheiro com isso.
Olhando a realidade de muitas empresas, pude observar que o problema não está na política da mesma, mas sim dos gerentes, que por algum motivo, estão sempre “desfocando” os colaboradores, com pedidos, reuniões, pequenas atividades que tiram a concentração, acho que muitos profissionais irão se ver nessas condições.
Outro aspecto quando se fala do tema de multitarefa é que sempre são lembrados os trabalhos mais técnicos e necessitam de concentração, mas nunca vejo abordar no tema, por exemplo, na área de vendas, ponto crítico na geração de negócios e onde existe muita interferência constante no trabalho do vendedor.
Sempre achei o RH fundamental para corrigir distorções, mas não vejo esse departamento atuando para corrigir os problemas gerenciais e mesmo erros de política que tiram o foco, portanto fica aqui minha “dica”.
Abaixo segue o artigo da Folha sobre o tema:
Entre as habilidades mais valorizadas por headhunters e profissionais de Recursos Humanos está a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, o chamado “multitasking”.
Isso significaria mais produtividade e rapidez no dia a dia, na solução de problemas, na tomada de decisões e na finalização de projetos.
O problema é que, de acordo com especialistas em produtividade e pesquisas realizadas na última década, a tentativa de “multitarefar” pode ter o efeito contrário, com perdas importantes de eficiência.
Isso acontece porque o cérebro possui uma espécie de filtro de engajamento: quando nos concentramos em uma coisa, ele automaticamente “desfoca” o restante.
“Sempre que estamos envolvidos em um processo, usamos nossas memórias, raciocínio lógico, criatividade e capacidade de adaptação diante de dificuldades. Isso é chamado de função executiva”, afirma o neurologista Leandro Teles, da Academia Brasileira de Neurologia.
No modo multitarefa, o cérebro precisa automatizar um dos trabalhos para colocar essas “ferramentas” à disposição do outro, em seguida ele automatiza o segundo para se dedicar ao primeiro, numa alternância constante.
“Isso dá a impressão de que estamos resolvendo duas coisas ao mesmo tempo, quando, na verdade, não estamos fazendo nenhuma das duas de forma eficiente”, diz.
Nesse processo de alternância, o cérebro perde algum tempo para entender o contexto e as variáveis daquela tarefa determinada. Quanto?
De acordo com o consultor Christian Barbosa, especialista em produtividade, esse período de adaptação pode variar de 11 a 72 minutos, e aumenta de acordo com a complexidade das tarefas.
Parece exagero, mas a Realization, desenvolvedora de software de gerenciamento de projetos, fez uma pesquisa em grandes empresas americanas e constatou ganhos de até 150% na produtividade ao estimular a monotarefa.
O especialista em produtividade da ESPM Roberto Camanho concorda que exigir que os profissionais sejam multitarefa é forçar uma habilidade que foge à natureza humana. Mas contemporiza: “Tarefas diferentes exigem dinâmicas cognitivas diferentes. Tarefas similares e pouco complexas vão gerar um desgaste do cérebro menor. Já o preenchimento do formulário do Imposto de Renda, por exemplo, exige atenção total. Tente calcular 3.560 por 3.560 e pensar em outra coisa ao mesmo tempo”, exemplifica.
Para realizar essas trocas rápidas, o cérebro também gasta energia e libera mais cortisol e adrenalina do que em outras situações. “Essas substâncias, relacionadas ao stress, aumentam o risco de depressão, estafa, ansiedade e até de doenças clínicas como diabetes, hipertensão e obesidade”, afirma Teles.
Estudo da Universidade de Stanford de 2011 concluiu ainda que pessoas bombardeadas constantemente com um fluxo intenso de informações têm mais dificuldade de manter a atenção, de lembrar dados e de alternar trabalhos do que os profissionais “monotarefa”. A memória de longo prazo também é afetada, e a criatividade, reduzida.
Outro estudo, da Universidade de Londres, publicado em 2014, mostrou que indivíduos que realizaram múltiplas tarefas cognitivas apresentaram oscilações negativas de QI, com quedas semelhantes às verificadas em pessoas que perdem uma noite de sono ou que fumam maconha.
Se o “multitasking” é tão difícil e ineficiente, porque tantos profissionais insistem em fazer tudo ao mesmo tempo agora? Uma das explicações é a demanda do mercado.
“Com equipes cada vez mais enxutas, as empresas precisam de pessoas que façam várias coisas ao mesmo tempo, principalmente em cargos de gestão”, afirma Caio Arnaes, gerente sênior de recrutamento da Robert Half.
“Não acho que esse profissional vai conseguir dar 100% de atenção para duas coisas, mas contanto que não as faça mal, e que consiga entregar um bom resultado, ele pode e deve tentar fazer mais de uma tarefa por vez.”
“Essa ênfase no indivíduo polivalente é resultado dos movimentos de downsize que começaram nos anos 1990 no Brasil, com redução de custos operacionais, redesenho de processos e introdução de tecnologias”, afirma Anderson Sant’Anna, gerente do Núcleo de Desenvolvimento e Liderança da Fundação Dom Cabral.
O que seria uma tentativa de enriquecer os cargos e aumentar a motivação dos profissionais acabou por gerar uma sobrecarga de trabalho e de funções, segundo a avaliação de Sant’Anna.
Mas há um outro componente nessa equação: o prazer.
“Tem a ver com o mecanismo de recompensa”, explica o neurologista Leandro Teles. Quando concluímos uma atividade, nosso organismo libera uma dose de dopamina, o hormônio de recompensa. A sensação é boa, e nosso cérebro nos encoraja a continuar alternando entre essas pequenas tarefas em troca de gratificação instantânea.
“A gente fica feliz quando consegue tirar da frente uma coisa mais rápida, e acaba tendendo a procrastinar coisas que demandam mais envolvimento, maior interação e maior cognição”, afirma. Isso cria a falsa sensação de que estamos realizando uma tonelada de atividades, quando na verdade não estamos fazendo o principal.
Nem os millenials escapam: segundo Teles, a geração mais conectada recebe overdose de estímulos, o que faz com que tenha maior habilidade de alternar a atenção. Mas isso vem acompanhado de dificuldade de concentração e superficialidade. “Estamos criando uma geração que faz muito, mas produz pouco”, conclui.
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COMO ENTRAR NO MODO ‘MONOTAREFA’
Planejar
O consultor Christian Barbosa sugere planejar sempre os três próximos dias. “Quem planeja só o dia corrente tem tendência maior a perder o foco”. Isso facilita também a divisão de prioridades.
Priorizar
Faça uma relação das principais tarefas dos dias seguintes e selecione as que terão mais impacto no seu trabalho. Essas são suas prioridades. Tarefas de última hora devem ser bem avaliadas. “Fazer coisas urgentes a todo momento é entrar sempre no modo multitarefa”, afirma o neurologista Leandro Teles.
Pausar
“O cérebro tem um limite de foco. Depois de atingir esse limite, é preciso desfocar e começar de novo”, diz Christian. Existem fórmulas, como a 52 x 17 (52 minutos de trabalho x 17 de pausa), que podem ajudar nessa organização.
Desconectar
As tecnologias que amplifica nossa performance competem com tarefas importantes. “É preciso saber a hora de conectar e desconectar, quando silenciar e entender quais e quando os apitos deverão te interromper”, diz Teles.